Les officines adhérentes intègrent un groupe de travail d’une dizaine de structures. La démarche qualité commence dès la constitution de celui-ci (soit au sein d’un même groupement, soit avec une cohorte d’officines d’un même secteur). Le contrat d’accompagnement est transmis individuellement dès l’inscription ou la prise de contact. Il sera alors possible de préciser aux officines sous quel délai la démarche peut se lancer en fonction du nombre d’inscrits à date.

La démarche qualité commence par une séquence de formation en présentiel, puis est suivie de séquences de formation tous les trimestres pendant 18 mois. Le titulaire est attendu au cours des deux premières séquences de formation ; il peut être accompagné ou remplacé au cours des suivantes.

Entre chaque séquence de formation, l’officine reçoit une enveloppe d’outils à adapter et à déployer, et est contactée au cours de suivis individuels. L’objectif de ces suivis est de faire le point, d’accompagner l’adaptation de la démarche et de faciliter l’avancement.

En parallèle, un accès est ouvert à une plateforme d’outils en ligne ainsi qu’à un espace d’échange entre les officines de la cohorte.

À la fin des 18 mois de démarche qualité, un audit blanc in situ est programmé avec un consultant. Sur une demi-journée, l’objectif est de s’initier à la réalisation d’un audit et de valider la candidature de l’officine à l’audit de certification.

À distance, un temps de restitution est programmé, ainsi qu’une aide à la levée des non-conformités pour les officines qui souhaitent aller en audit de certification.

Une demande de contrat doit être faite auprès de Bureau Veritas, suite à quoi une proposition tarifaire est transmise sous forme de contrat. Une fois tous les éléments renvoyés et signés, une programmation (date et horaires) est transmise à l’officine.

En général, l’audit est à prévoir sur une journée. Cette durée peut varier selon le nombre de collaborateurs salariés et les modalités d’inscription (options souhaitées comme la PDA, le matériel de location…).

Une fois l’audit réalisé, l’auditeur transmet un compte rendu à Caducée et à la commission Bureau Veritas, qui validera la certification quelques semaines ou mois après l’audit in situ.

Un cycle qualité a une durée de 3 ans, avec un audit de contrôle à mi-parcours permettant de s’assurer du maintien de la démarche qualité. À la suite de ces 3 ans, une proposition de renouvellement par un audit in situ est transmise par Bureau Veritas.

Caducée continue à accompagner l’officine via une formation prévue en amont de chaque audit in situ ou à distance, soit tous les 1 an et demi. Si l’officine le souhaite, un accompagnement adapté peut être envisagé (suivi mensuel, réunion de travail, journée conseil…).